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“黄姐，现在可以来归档吗？”伴随着敲门，书记员推着推车走了进来，有新的案子需要归档入库了。今天就让刚入职的“新手”来讲讲法院档案室管理卷宗档案的整个过程。
接收档案卷宗之前，所有卷宗需经过审管办严格审核把关，经案件评查组评查符合归档要求，并签字审核确认后才进入档案室卷宗归档的第一步。书记员推着装满卷宗的推车来到办公室，将事先准备好的归档登记表交给档案管理员，开始核对需归档的案件卷宗数量，保证现场清点的册数与登记表记载的数字一一对应，经确认无误后由档案管理员在登记表上签字，这便完成了从业务庭到档案室的归档工作。
接下来就是针对归档卷宗的保管工作。自2018年开始，富源法院将建院以来的所有档案卷宗进行数字化扫描，对卷宗档案实现数字化管理，目前卷宗档案管理存在纸质版原件和电子档案两种形式。
针对电子档案生成，由外包公司负责卷宗扫描，为避免卷宗档案在扫描过程中出错，严格实行在视频监控和专人监督下实施扫描工作，切实保障卷宗档案不遗失、卷宗内容不泄密。卷宗档案数字化处理以后，就是对纸质卷宗档案进行再检查、再校对，并逐一在卷宗封面上加盖“归档”印章，针对案件类别、案件年份，实行一案一号一码的原则进行编号、排架。纸质档案最怕的就是着火、遇水和生虫，因此，库房配备有温度计、除湿机等仪器设备，并有相应的控制措施，同时采取了防光、防盗、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等防护措施。档案室的专职人员每天定时对档案库房门窗及室内电路情况进行排查，切实保障卷宗档案安全。
最后，就是当事人或单位调取相关的案件材料，因富源法院已经实现所有卷宗档案数字化管理，除需要查阅纸质卷宗档案情形，只要依据《人民法院诉讼档案管理办法》规定的调卷程序办理调阅手续，就能通过网上管理系统调取电子卷宗打印并加盖法院公章及校对章也具有相同的效力。（如下图）
档案室工作看似都是些小事，实则都是抓细节抓关键的大事。尤其记得自己第一次做归档这件事时，“认为只要清点清楚就可以了”，就没有去亲自确认归档的卷宗册数，只要他们说的册数与登记表上记载的数字一致，我就说“行”。负责档案管理的前辈知道这件事后，就说一起来再核对一遍，所谓事无巨细，有可能小事情会引发大问题。虽然程序繁琐、数量繁多，但是从这件事也让我深深体会只要在每一个平凡的工作岗位上把手中的工作干好，就是不平凡。
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