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由于文书制成材料的变革和发展，为文书的制作、处理、保存、利用提供了方便，引起了文书制作形式及其处理、保管制度上的一系列变革。首先，文书的装订形式普遍采卷轴英谷轴制度源于帛书在文书的尾端粘接一根木棍或竹条，向前翻卷，将文书卷成一卷存放。
魏晋南北朝，纸张的篇幅较小，如晋纸一般宽23－24厘米，长26－27厘米，一件公文有时需用数纸，成文后，将数纸首尾相接，粘联一起，然后加轴成卷。为防止抽换作伪，于是，又产生了押缝（骑缝）制度，在文书纸面首尾的接缝处，骑缝加盖印章。
其次，用印制度也发生了变化。我国早在西周就开始使用印章，《周礼》中有“玺节”的记载。春秋战国，印章得到普遍的使用，通称为“玺”。秦统一后，才正式在用印制度上作了规定，皇帝的印叫“玺”，官府、个人的印称“印”。纸使用以前，文书主要以竹简和木牍为载体。简用绳编连，卷東捆扎，木牍加版覆盖，称为“检”，外用绳索捆扎，绳索的结点要固定，加封胶泥，其上加盖印章，供收文者验收。
因此，印章为反字阴文，方径都较小，由官员随身携带，无须专门的管印人员。公文用纸后，不再使用封泥，朱色水印代之而起，为钤印字迹清晰，印章遂改为反字阳文，方径变大，印文字数增多，官员携带不便，遂设专员保管。古时，官印为官员专有，离任去职无交印之说，故官员每有迁除，即需铸造新印，十分不便。南朝宋时，产生了官印移交制度。
《南史孔琳之传》：琳之为西阁祭酒，建言曰：“夫玺印者，所以辨章官爵，立契符信，…今世惟尉一职独用一印，至于内外群官，每迁悉改。…而终年刻铸，丧功消实，金银铜炭之费，不可胜言。”“愚请众官即用一印，无烦改作。”“若新置官，又官多印少，又或零失，然后乃铸。”
其三，公文处理程序的变革。由于纸张的使用和国家机构的发展，魏晋南北朝公文处理程序在沿用两汉旧制的基础上，又有较大的革新，主要表现在文书处理机构、处理环节增多，分工更加严密，文书处理程序更趋健全等方面。在中央三省制度确立的过程中。
中书、门下、尚书三省的权力时有交替，尚未完全固定，它们的主要职任都离不开辅佐皇帝处理文书和参与决策，并逐渐形成了中书省拟旨，门下省驳正，尚书省执行的文书处理系统，为后世的公文处理制度奠定了基础。
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