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本期话题：远程办公如何提效？能否长久？
疫情当前，十多个省市陆续传出延期复工的消息。为了减少人群聚集，防止交叉感染，不少企业选择让员工在家远程办公一周，这对于那些从没有过远程办公经验的团队来说，是个不小的挑战。
对于更大范围的企业管理者和员工而言，与防范疫情同等重要的挑战是，在社会大面积延期返工的状态下，如何利用远程协作工具提高团队远程办公的效率。
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远程办公由来已久，巨头扎堆
在家办公，在国外的名字叫SOHO（Small Office，Home Office），一度是个十分时髦的概念。
早在上世纪80年代，IBM就开始在员工家里设立“远程工作站”。2017年前后的数据统计显示，IBM有将近40%的雇员都是SOHO一族。在IBM之后，Google、Facebook、Yahoo等一众硅谷巨头也加入了SOHO办公阵营。企业节省费用，员工得到自由，这种办公方式在全球越来越受欢迎。
随着国内企业数字化程度提升，移动办公市场规模也在不断增长。据华泰证券研究所和海比研究数据显示，2012年、2017年国内移动办公市场规模分别为53.7亿元、194.4亿元，2020年市场规模预计将达到478.3亿元。
2020年这场肺炎疫情，也让SOHO成了不少企业，尤其是互联网公司被动却最实在的选择。自我隔离式的办公方式成为企业和员工双方的最优解，国内为“在家办公”提供服务的公司，也迎来了新机会。
市面上的远程协同办公软件主要分为沟通IM、文档协作、视频会议/面试、任务管理四个主要类别，部分公司基于既有产品，在疫情期间针对“在家办公”推出了一些新功能，具体以升级原有功能、上线健康相关板块、免费开放为主。
这一赛道中不乏巨头身影，阿里的钉钉、腾讯的企业微信、字节跳动的飞书已拥有大批用户。
企业微信：疫情期间，会议人数上限升级至300人，支持随时随地发起音视频会议。主持人可管理与会人员；可投屏演示文档或屏幕，支持实时标注演示内容。
钉钉：发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案，包括远程视频会议、保障企业组织疫情期间消息精准触达的DING功能、日程共享、任务协同、在线文档协同、远程打卡功能等。与此同时，钉钉还发布了员工健康功能，员工可健康打卡“报平安”。
飞书：2020年5月1日前，用户可免费使用不限时长音视频会议、不限容量在线文档与表格、审批管理等功能。同时上线“健康管理”服务，并向学校、企业等组织免费开放。
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远程办公要做好“三件事”
工具品种虽然丰富，但远程协作成效如何，可能取决于更多其他的因素。适应于传统办公环境的人突然进入“自我管理”模式，可能会面临许多挑战。
比如：目标缺失——由于部分商业活动停止，客户需求变化，隔离在家的同事有可能不知从何做起；沟通障碍——原本面对面几句话解决的问题，变成在线办公软件上断断续续的回复；效率低下——大部分人跟家人在一起，很难避免被打扰；温度缺失——如果此前没有训练，大部分人在一直跟电脑和手机说话的状态下，容易引发不耐烦和焦虑情绪。
对于很多企业来说，远程办公是此次不得已而为之，而有的企业已经实践远程办公多年，不断优化细节和执行方案，对于远程办公可能出现的问题也未雨绸缪。疫情过后，如果还想尝试非特殊时期的远程办公，这些应对方法将对你有更大启发。明道云创始人任向晖根据自己的从业经验给出了一些建议。他认为企业远程办公要解决三件事：
1、明确要干什么；
2、约定协作方式——影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进，而是来自于协作方式的事先约定和大家是否遵守；
3、每个人自我管理。
具体建议包括：
1、明确工作时间
即使隔离在家，也需要有上下班时间规范，让“到岗”和“离岗”这个过程更加显性。在家办公节省了通勤时间，可以让团队在排班上具有更强的弹性。服务型团队排期后，也许可以提供更长的对外服务时间。
2、明确工作任务
远程工作出于提高协作成效的目的，通常要求工作任务的分配、接收和沟通有更清晰的结构，能够一次阐明的，就不再做分散沟通。
一个相对完善的工作任务信息应该包括：1）任务所指向的目的，2）任务描述，3）任务要达成的结果，4）完成时限，5）成员构成，包括单一的明确负责人。如果有冲突性任务存在，还需要给出任务优先级。
任务一旦接受开始执行后，围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台，让相关沟通内容能够统一汇总到一起。
3、明确响应和反馈时间
远程办公最明显的阻力就在于同事之间对响应时间的期待变得不确定，它带来的负面结果是成员会怯于提出问题，同时又增加焦虑感。
解决这个问题最重要的沟通习惯是“明确指明响应时间要求“，例如，发起者应该说“这是A客户的需求，请在下午3点前反馈可行性”。
4、明确汇报模式
汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定，但汇报内容有个参考的公共方式，那就是工作完成内容（Progress），工作遇到的问题（Problem），以及下一周期的工作计划（Plan）。任何岗位的工作，用这个框架来进行汇报，效果肯定差不了。
另外，工作汇报同样建议在一定范围内公开透明，尽量让所有人都周知每位成员的工作汇报内容，而不是只给经理人员的管道式汇报。
5、检查监督不能完全缺位
即使在倡导“自我管理”的互联网公司，“检查和监督”也不能完全缺位。因为任何人都很难做到绝对的自律。而自律的本质来自于“他律”，也就说我们的自律度很大程度上来自对他人态度的顾忌。
所以，每个远程协作的团队可以事先达成检查监督机制的约定。这种约定可以简化到单纯提交工作成果，也可能严苛至每小时视频签到，完全取决于工作的性质和团队要达到的目标。
6、特情处理事先约定
特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等，这些问题最好都有一个事先的计划和约定。无法事先列举的，也可以有一个综合的解释机制。
7、清晰地传达“隔离时期办公约定”
通过各种方式，把隔离期间新的工作任务、办公约定等清晰地传达给团队每一个人。疫情期间的远程办公，远程工具操作、协同沟通预定、时间管理，这也是培训团队成员“自我管理”一个极好的场景。
另外，由于疫情期间部分商业活动的减少或停止，部分公司、员工的工作任务会有很大变化。建议在隔离办公期间，除了日常工作，还可以集中资源于了解客户需求，开发新的客户。在这个非常时期，了解清楚客户的处境和重点的需求，对于调整产品服务方式是最直接的指导——没什么比拿起电话和客户一对一沟通后的结果更加准确。
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长期远程办公，可能吗？
疫情终会过去，但远程办公可能会是越来越多企业、越来越多从一线城市回到二三线城市工作的优秀人才的选择，未来，远程办公可能成为主流模式吗？
首先，能否在家办公，受行业类型影响最大。
2月2日，针对此次疫情对于节后复工等方面的影响，智联招聘进行的调研数据报告结果显示，互联网企业在家办公占比最高，各行业中，企业采取在家办公措施占比最高是IT/通信/电子/互联网占比32.1%，其次为商业服务占比28.3%。
来源 / 智联招聘数据报告
其次，国内实行远程办公的“硬件”还未完全成熟。
此前，阿里巴巴钉钉紧急发布了“在家办公、在线办公指南”。企业微信在2月1日发布的3.0.4版本中，新增了群直播、收集表、在线问诊、在线会议支持300人、紧急通知支持1000人、疫情专区等6大能力。
但由于昨日上午瞬时发起的海量会议直播，钉钉与企业微信均出现了短暂限流的情况，网友们在社交网络中纷纷表示两者“崩了”。
针对这种情况，昨日午间钉钉在微博中回应，通过紧急扩容保障，会议直播已恢复。企业微信也表示，团队已做紧急修复，并做了扩容保障，现在视频会议功能已经恢复。
巨头领衔的工具尚且如此，国内实现远程办公显然还需要多方持续努力。
此外，对于远程办公的行业及人士而言，还面临着信息安全问题。
据前瞻产业研究院统计，2018年，中国企业智能移动办公投入结构分别为移动应用建设与开发投入46%、移动办公相关服务20%，其他投入20%，移动安全投入仅占14%，信息安全投入略显不足，移动应用的信息安全建设仍是重中之重。
对于安全问题，可以参考国外的成熟思路。
国内公司更加强调内网的概念，但是这样的危险之处在于，内网被入侵就意味着入侵者可以借机得到大量额外的权限，为了确保安全，公司就需要把大量精力放在保证内网不被入侵上，即便如此，风险依然存在，一般大公司都有成千上万台电脑，难保不出问题。
而目前国外最新的思路是淘汰内部办公网，将所有的核心资源放在云上，员工可在家访问，可在公司内部访问，访问权限不再以网络环境区分，而是以用户身份认证的过程区分。当然前提是，企业需要确保所有数据可追溯、可审计。举个例子，如果员工在家访问了公司资源，一旦发生数据泄漏，企业需具备可溯源查证数据泄露始末的能力。
同时，虽然硅谷常用的在线协作软件有Google Apps、Office 365、Slack等，但对于即时沟通软件，很多大公司禁止使用外部的此类应用，选择开发自家的工具，比如Google用Hangouts，微软用Microsoft Teams等。
综合以上情况，多位业内人士表示，远程办公会成为一大趋势，受此次疫情影响，行业中大小企业都有机会，但从很长一段时间来看，远程办公可能仍是作为集中办公的补充而存在。
参考来源：
https://mp.weixin.qq.com/s/v23v-I3nSqodWguCWidbPghttps://baijiahao.baidu.com/s?id=1657481651361133561&wfr=spider&for=pchttps://36kr.com/p/5289263http://www.sootoo.com/content/717357.shtmlhttp://www.sohu.com/a/370213648_624051
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